Paradoks pertumbuhan: mengapa menambahkan lebih banyak menciptakan lebih sedikit

Pendapatan tumbuh. Jumlah karyawan terus bertambah. Kekacauan tumbuh lebih cepat dari keduanya.

Rapat berlipat ganda. Keputusan melambat. Tim menginjak pekerjaan satu sama lain. Pertanyaan sederhana membutuhkan pelacakan tiga orang berbeda yang masing-masing memiliki bagian dari jawabannya.

Naluri Anda adalah mempekerjakan lebih banyak orang untuk mengelola kompleksitas. Lebih banyak koordinator. Lebih banyak manajer proyek. Lebih banyak spesialis.

Naluri itu salah. Lebih banyak orang tanpa sistem yang lebih baik hanya menciptakan lebih banyak kekacauan.

Saya telah menyaksikan pola ini menghancurkan momentum di lusinan bisnis yang sedang berkembang. Perusahaan yang menerobos tidak hanya menskalakan tim mereka. Mereka menskalakan sistem mereka.

Mengapa pertumbuhan menciptakan kekacauan

Tim kecil bergerak cepat karena semua orang tahu segalanya.

Anda tidak memerlukan proses formal ketika lima orang berada dalam satu ruangan. Keputusan terjadi dalam percakapan. Informasi mengalir secara alami. Kepemilikan jelas karena tidak ada cukup orang untuk ambiguitas.

Kemudian Anda mempekerjakan. Dan pekerjakan lagi. Dan tiba-tiba sistem informal yang bekerja dengan sempurna pada 10 orang menciptakan kemacetan pada usia 30 orang.

Tidak ada yang mendokumentasikan bagaimana hal-hal sebenarnya bekerja karena itu semua adalah pengetahuan suku. Keputusan macet karena kepemilikan tidak jelas. Karyawan baru menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk mencari tahu siapa yang melakukan apa.

Responsnya biasanya reaktif. Buat proses untuk ini. Tambahkan rapat untuk itu. Pekerjakan seseorang untuk mengoordinasikan hal lain.

Setiap solusi masuk akal secara terpisah. Secara kolektif, mereka menciptakan lapisan kompleksitas yang memperlambat segalanya.

Enam bulan kemudian, Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola organisasi daripada mengembangkan bisnis.

Biaya tersembunyi dari penskalaan reaktif

Inilah biaya penskalaan reaktif yang sebenarnya dikenakan kepada Anda.

Orang-orang terbaik Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk koordinasi alih-alih penciptaan. Pengembang senior yang seharusnya merancang sistem terjebak dalam rapat yang menjelaskan konteks kepada karyawan baru. Kepala produk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali karena tidak ada yang didokumentasikan.

Pengambilan keputusan menjadi hambatan. Karena kepemilikan tidak jelas, semuanya meningkat ke kepemimpinan. Kalender Anda dipenuhi dengan keputusan yang seharusnya tidak memerlukan masukan Anda. Tetapi tidak ada orang lain yang memiliki otoritas atau konteks untuk membuatnya.

Pengetahuan menjadi terfragmentasi. Informasi penting ada di kepala seseorang, di utas Slack, di Google Dokumen yang tidak dapat ditemukan siapa pun. Anggota tim baru berjuang untuk melaju karena tidak ada sumber kebenaran yang jelas.

Bagian terburuk? Anda menciptakan masalah ini dengan tumbuh. Kesuksesan menghasilkan kondisi untuk kegagalan.

Itulah paradoks pertumbuhan. Tanpa sistem yang disengaja, ekspansi menciptakan gesekan alih-alih momentum.

Apa arti pemikiran sistem sebenarnya

Pemikiran sistem berarti melihat organisasi Anda sebagai keseluruhan yang saling berhubungan, bukan kumpulan tugas individu.

Ini dimulai dengan memahami bagaimana pekerjaan benar-benar mengalir melalui bisnis Anda. Bukan bagaimana Anda berpikir itu mengalir. Bagaimana itu sebenarnya terjadi.

Dari mana permintaan berasal? Siapa yang membuat keputusan di setiap tahap? Informasi apa yang diperlukan? Di mana penyerahan terjadi? Apa yang menyebabkan penundaan?

Sebagian besar pemimpin tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan presisi. Mereka tahu bagan organisasi mereka. Tetapi mereka tidak tahu sistem operasi mereka yang sebenarnya.

Pemetaan ini mengungkapkan di mana struktur hilang. Di mana kepemilikan ambigu. Di mana kemacetan terbentuk. Di mana informasi hilang.

Setelah Anda melihat sistemnya, Anda dapat mendesainnya dengan sengaja alih-alih membiarkannya berkembang secara reaktif.

Tiga pilar operasi yang dapat diskalakan

Operasi yang dapat diskalakan bertumpu pada tiga fondasi: kepemilikan yang jelas, proses yang dapat diulang, dan informasi terpadu.

Kepemilikan yang jelas berarti semua orang tahu siapa yang memutuskan apa. Bukan hanya tim mana yang bertanggung jawab, tetapi siapa yang secara khusus memiliki hak keputusan. Siapa yang bisa mengatakan ya. Siapa yang perlu dikonsultasikan. Siapa yang harus diberitahu.

Kejernihan ini menghilangkan sebagian besar overhead koordinasi. Orang tidak meningkatkan keputusan yang harus dibuat pada level mereka. Mereka tidak menduplikasi pekerjaan karena mereka tahu siapa yang memiliki apa. Mereka bergerak lebih cepat karena otoritas eksplisit.

Proses yang dapat diulang menciptakan konsistensi. Ketika pekerjaan mengikuti pola yang didokumentasikan, hasil menjadi dapat diprediksi. Karyawan baru meningkat lebih cepat karena mereka mempelajari alur kerja yang mapan, bukan mencari tahu hal-hal dari awal. Tim membuang lebih sedikit waktu untuk menemukan kembali pendekatan untuk masalah yang berulang.

Kuncinya adalah merancang proses yang memungkinkan daripada membatasi. Proses yang baik menghilangkan gesekan dan beban kognitif. Proses yang buruk menciptakan birokrasi.

Informasi terpadu berarti salah satu sumber kebenaran untuk keputusan, dokumentasi, tugas, dan pengetahuan. Bukan informasi yang tersebar di email, Slack, Google Drive, dan ingatan orang. Sistem terpusat di mana siapa pun dapat menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa bertanya-tanya.

Ini menjadi penting saat Anda menskalakan. Pada 10 orang, Anda dapat bertanya kepada seseorang. Pada usia 50 tahun, orang itu mungkin berada dalam pertemuan sepanjang hari. Pada usia 100, Anda mungkin tidak tahu harus bertanya kepada siapa.

Membangun sistem yang dapat diskalakan bersama Anda

Waktu terbaik untuk menerapkan sistem adalah sebelum Anda sangat membutuhkannya.

Mulailah dengan alur kerja inti Anda. Pekerjaan yang terjadi berulang kali. Proses yang menyentuh banyak orang atau tim. Area di mana kesalahan itu mahal.

Dokumentasikan bagaimana ini harus bekerja. Bukan bagaimana mereka bekerja saat ini jika rusak, tetapi bagaimana mereka harus bekerja jika dilakukan dengan baik. Buat seseorang memiliki setiap proses. Beri mereka wewenang untuk meningkatkannya saat Anda belajar.

Tentukan hak keputusan secara eksplisit. Buat kerangka kerja yang mengklarifikasi siapa yang membuat keputusan apa pada tingkat apa. Ini mencegah kemacetan (semuanya meningkat) dan kekacauan (semua orang memutuskan secara mandiri).

Pilih alat yang memusatkan daripada memecah bagian. Setiap sistem tambahan adalah tempat lain yang disembunyikan informasi. Lebih sedikit alat yang terintegrasi lebih baik mengalahkan alat yang lebih khusus yang tidak berbicara satu sama lain.

Perusahaan yang menskalakan dengan lancar membangun sistem ini ketika mereka memiliki 20 orang, bukan ketika mereka mencapai 100 dan semuanya terbakar.

Mengapa struktur menciptakan kecepatan, bukan kelambatan

Keberatan yang saya dengar terus-menerus: "Sistem dan proses akan memperlambat kita. Kita harus bergerak cepat."

Ini salah memahami apa yang dilakukan sistem yang baik.

Sistem yang buruk menciptakan birokrasi. Persetujuan untuk semuanya. Formulir yang tidak dibaca oleh siapa pun. Rapat yang bisa berupa email. Aturan yang ada karena seseorang melakukan kesalahan sekali di tahun 2019.

Sistem yang baik menciptakan kejelasan. Mereka menghilangkan gesekan untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya, siapa yang harus melakukannya, dan bagaimana hal itu harus dilakukan. Mereka membebaskan orang untuk fokus pada pekerjaan alih-alih koordinasi.

Ketika semua orang mengetahui prosesnya, Anda tidak perlu rapat untuk menyelaraskan. Ketika kepemilikan jelas, Anda tidak memerlukan persetujuan untuk keputusan rutin. Saat ada dokumentasi, Anda tidak perlu menyela orang dengan pertanyaan.

Struktur yang dilakukan dengan baik mempercepat eksekusi. Ini menghilangkan hambatan organisasi yang membuat segalanya lebih sulit dari yang seharusnya.

Perusahaan yang bergerak tercepat dalam skala besar bukanlah anarki. Mereka adalah organisasi yang sangat terstruktur dengan baik di mana kejelasan memungkinkan kecepatan.

Pilihan strategis dalam penskalaan

Anda akan tumbuh. Pertanyaannya adalah apakah Anda akan merancang untuk pertumbuhan itu atau bereaksi terhadapnya.

Penskalaan reaktif berarti menambahkan orang dan alat saat masalah muncul. Rasanya lebih cepat saat ini. Tetapi itu menciptakan hutang teknis dalam operasi Anda. Kompleksitas yang bersenyawa. Gesekan yang memperlambat segalanya.

Penskalaan yang disengaja berarti merancang sistem sebelum Anda membutuhkannya. Awalnya terasa lebih lambat. Tapi itu menciptakan leverage. Setiap orang baru membuat organisasi lebih mampu daripada lebih kompleks.

Ini adalah pilihan strategis yang bertambah dari waktu ke waktu. Dua perusahaan yang tumbuh pada tingkat yang sama akan terlihat sangat berbeda tiga tahun jika satu membangun sistem dan yang lainnya hanya menambah jumlah karyawan.

Sistem bangunan yang satu akan bergerak lebih cepat dengan lebih sedikit tekanan. Yang menambahkan jumlah karyawan akan tenggelam dalam koordinasi overhead.

Mari kita selesaikan ini

Penskalaan tidak membutuhkan lebih banyak orang. Ini membutuhkan sistem yang lebih jelas.

Sebelum menambahkan jumlah karyawan, petakan bagaimana pekerjaan benar-benar mengalir hari ini. Identifikasi di mana kemacetan terbentuk dan kepemilikan tidak jelas. Bangun sistem sederhana di sekitar alur kerja inti Anda. Tentukan hak keputusan. Buat satu sumber kebenaran untuk informasi penting.

Pertumbuhan menjadi lebih mudah ketika struktur menggantikan improvisasi. Ketika proses memungkinkan daripada membatasi. Ketika semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan siapa yang memutuskan apa.

Perusahaan yang berhasil menskalakan tidak bekerja lebih keras. Mereka bekerja dari fondasi operasional yang lebih baik.

Rancang sistem Anda sebelum kekacauan memaksa Anda untuk melakukannya. Karena penskalaan reaktif menimbulkan masalah. Penskalaan yang disengaja menciptakan momentum.