Mengapa Proses Persetujuan Justru Semakin Rumit Saat Bisnis Bertumbuh

Pesanan pembelian senilai £2.000 yang dulu cukup disetujui oleh satu orang kini membutuhkan empat tanda tangan berbeda. Tidak ada yang sengaja membuat proses menjadi serumit itu. Setiap lapisan persetujuan ditambahkan untuk menyelesaikan masalah yang nyata, hingga akhirnya terbentuk proses yang kemungkinan besar tidak akan pernah dirancang seperti itu jika dimulai dari awal.

Ini adalah salah satu masalah paling umum yang saya temui ketika sebuah bisnis berkembang. Ironisnya, penyebabnya bukan kurangnya kontrol, melainkan akumulasi kontrol yang terus bertambah tanpa pernah dievaluasi kembali apakah semuanya masih diperlukan.

Dari Mana Semua Lapisan Itu Berasal?

Hampir setiap langkah persetujuan lahir dari niat yang baik. Sebuah pemasok pernah dibayar dua kali, sehingga ditambahkan persetujuan kedua dari tim keuangan. Sebuah proyek pernah melampaui anggaran, maka dibuat tahap peninjauan tambahan sebelum pengadaan dapat dilanjutkan. Pernah terjadi ketidaksepakatan antar departemen, lalu dibentuk komite untuk memastikan hal serupa tidak terulang kembali.

Pada saat keputusannya dibuat, semuanya terasa masuk akal. Masalah yang dihadapi nyata, dan solusi yang diterapkan dianggap sebanding dengan risiko yang ada.

Yang jarang terjadi adalah peninjauan kembali setelah risiko tersebut berubah. Tim yang dahulu mengalami masalah mungkin sudah tidak ada. Sistem yang digunakan mungkin telah berganti. Ukuran organisasi sudah berkembang jauh melampaui kondisi saat kontrol itu pertama kali dibuat.

Namun langkah-langkah persetujuan tersebut tetap bertahan. Sedikit demi sedikit mereka menumpuk, hingga suatu hari sebuah keputusan rutin harus melewati beberapa orang yang sebenarnya tidak memiliki kepentingan langsung terhadap hasil akhirnya.

Biaya yang Jarang Terlihat di Dashboard

Keterlambatan akibat proses persetujuan biasanya tidak muncul dalam laporan keuangan sebagai sebuah biaya yang jelas.

Yang terlihat justru dampaknya. Kampanye pemasaran yang terlambat diluncurkan karena harus menunggu persetujuan dari beberapa departemen. Hubungan dengan pemasok yang memburuk karena proses pembayaran memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya. Proyek yang berjalan lambat bukan karena kurangnya kemampuan tim, tetapi karena keputusan sederhana harus menunggu antrean persetujuan.

Dalam jangka panjang, orang-orang akan beradaptasi dengan cara yang tidak selalu menguntungkan bisnis. Mereka mulai mengelompokkan permintaan agar tidak perlu mengulang proses yang sama berulang kali. Mereka mencari jalan pintas di luar proses resmi. Bahkan ada yang berhenti mengusulkan perbaikan kecil karena upaya mendapatkan persetujuannya dirasa lebih berat daripada manfaat yang akan diperoleh.

Tidak ada satu pun dari hal tersebut yang terlihat seperti krisis besar. Semuanya tampak seperti hambatan operasional biasa. Justru karena itulah masalah ini sering dibiarkan bertahun-tahun tanpa pernah dipertanyakan.

Asumsi yang Tidak Selalu Benar

Di balik banyak proses persetujuan yang panjang, biasanya ada satu keyakinan yang dianggap masuk akal: semakin banyak persetujuan berarti semakin banyak kontrol.

Dalam praktiknya, hal tersebut tidak selalu benar.

Ketika terlalu banyak orang harus menyetujui sebuah keputusan, akuntabilitas justru menjadi kabur. Tidak ada satu pihak yang benar-benar merasa bertanggung jawab penuh. Risiko tidak otomatis berkurang hanya karena lebih banyak orang melihatnya. Dalam banyak kasus, tanggung jawab tersebar begitu luas hingga masalah justru lebih mudah terlewatkan.

Rantai persetujuan yang panjang juga dapat mengubah perilaku organisasi. Fokus orang bergeser dari membuat keputusan terbaik menjadi sekadar memastikan permintaan berhasil melewati setiap tahap persetujuan. Kepatuhan terhadap proses mulai menggantikan kualitas penilaian itu sendiri.

Padahal pengawasan yang efektif dan birokrasi yang berlebihan adalah dua hal yang berbeda. Sayangnya, keduanya sering disamakan.

Merancang Persetujuan yang Benar-Benar Melindungi Bisnis

Solusinya bukan menghapus seluruh mekanisme pengawasan. Yang perlu dilakukan adalah memastikan setiap langkah persetujuan benar-benar memiliki tujuan yang jelas dan relevan dengan kondisi bisnis saat ini.

Mulailah dengan bertanya pada setiap tahapan persetujuan yang ada: risiko atau nilai apa yang sebenarnya dilindungi oleh langkah ini hari ini? Bukan risiko yang pernah ada lima tahun lalu. Bukan alasan historis saat proses itu dibuat. Tetapi manfaat nyata yang masih diberikan sekarang.

Beberapa tahapan tentu akan tetap penting. Keputusan dengan nilai besar, risiko hukum yang signifikan, atau komitmen jangka panjang memang membutuhkan pengawasan yang tepat. Dalam kasus tersebut, persetujuan harus tetap ada dan diberikan oleh pihak yang benar-benar memiliki otoritas serta pemahaman yang sesuai.

Namun banyak tahapan lain mungkin hanya bertahan karena kebiasaan. Jika sebuah persetujuan tidak lagi memberikan perlindungan yang berarti, kemungkinan besar proses tersebut layak disederhanakan atau bahkan dihilangkan.

Dari sana, bangunlah alur kerja berdasarkan tingkat risiko, bukan dengan memperlakukan seluruh keputusan secara sama rata. Keputusan rutin yang berulang dan bernilai rendah seharusnya dapat berjalan cepat, bahkan sering kali tanpa campur tangan manusia. Sebaliknya, keputusan yang tidak biasa atau berisiko tinggi harus mendapatkan perhatian yang proporsional.

Teknologi modern juga memungkinkan visibilitas yang lebih baik tanpa menambah lapisan persetujuan. Ketika pengeluaran, status proyek, dan aktivitas operasional dapat dipantau secara real time, banyak masalah dapat diidentifikasi lebih cepat melalui pengawasan yang transparan dibandingkan melalui antrean tanda tangan yang panjang.

Pada Akhirnya

Rantai persetujuan yang panjang biasanya bukan hasil dari keputusan yang buruk. Sebagian besar justru lahir dari niat baik yang ditambahkan sedikit demi sedikit tanpa pernah dikaji ulang.

Bisnis yang tetap gesit ketika berkembang bukanlah bisnis yang menghilangkan tata kelola. Mereka adalah bisnis yang secara rutin mengevaluasi apakah setiap kontrol masih memberikan nilai yang sepadan dengan biaya operasional yang diciptakannya.

Coba lihat salah satu proses persetujuan yang paling sering digunakan di organisasi Anda minggu ini. Telusuri setiap tahapannya dan tanyakan apa risiko spesifik yang sebenarnya dilindungi oleh masing-masing langkah tersebut saat ini.

Jika tidak ada jawaban yang jelas, kemungkinan besar Anda baru saja menemukan birokrasi yang menyamar sebagai kontrol.

Mulailah dari situ. Proses yang berhasil Anda sederhanakan hari ini sering kali akan menunjukkan area lain yang dapat diperbaiki besok.

Jika Anda sedang mempertimbangkan bagaimana menciptakan keseimbangan yang tepat antara pengawasan dan kecepatan dalam organisasi Anda, saya akan dengan senang hati mendiskusikannya lebih lanjut.